Home Office unmuted: Ja, wir hören dich
Lockdowns während der COVID-19-Pandemie gaben einen Crash-Kurs, wie Arbeit im Homeoffice gestaltet, der Gefahr sozialer Isolation entgegengewirkt und digitale Zusammenarbeit gefördert werden können. Seit April 2021 ist in Österreich auch ein erster rechtlicher Rahmen für das Arbeiten im Homeoffice gezogen. Hybrides Arbeiten wird zur neuen Normalität werden …
Das aus der Not der Pandemie heraus forcierte Homeoffice wird sich als Teil einer hybriden Arbeitsgestaltung etablieren, als orts- und zeitflexible Mischung aus Präsenz im Büro und Arbeiten von zu Hause aus. Konnten sich Arbeitgeber:innen vor der Pandemie noch mit Homeoffice als attraktivem, freiwilligem Benefit von anderen differenzieren, kommt heute kein Unternehmen mehr daran vorbei, sich mit dem Angebot mobilen Arbeitens auseinander zu setzen und Homeoffice in die betriebliche Arbeitsorganisation und Unternehmenskultur zu integrieren.
Betriebliche Aspekte
Zur Implementierung von Homeoffice als alternativer Arbeitsform ist es zielführend, vorab einige grundlegende Fragen zu klären wie:
Menschen und Ziele
Wer sind die Interessengruppen für Homeoffice? Welche Stakeholder sollen in die Konzeption von Homeoffice bzw. von hybriden Arbeitsformen eingebunden sein (Management, Betriebsrat, Personalabteilung, Teilzeitkräfte, Pendlerinnen, Mitarbeitende mit Betreuungspflichten etc.)? Wen und was wollen wir mit Homeoffice erreichen?
Prozesse und Kompetenzen
Welche Tätigkeiten sind für das Homeoffice geeignet, welche können besser im Büro ausgeführt werden? Ist eine Mindestbesetzung im Büro erforderlich? Gibt es Arbeitsvorgänge, die nur in Präsenz durchführbar sind bzw. zeit- und ortsgebunden sind? Braucht es noch zusätzliche Kompetenzen (sowohl im Sinne von Qualifikation, als auch im Sinne von Befugnissen und Handlungsfreiräumen), um Aufgaben im Homeoffice genau so gut zu erledigen wie im Büro?
Arbeitszeit und Vertrauen
In welchem Ausmaß soll im Homeoffice gearbeitet werden? Gibt es Obergrenzen für Vollzeit-/Teilzeitbeschäftigte, nur in ganzen Tagen, Halbtagen oder auch stundenweise?
Welche Arbeitszeitmodelle gelten und wie werden Arbeitsunterbrechungen, Überstunden etc. gehandhabt? Wie werden die Arbeitszeiten im Homeoffice erfasst? Sollen bzw. welche Kontrollmaßnahmen sollen ergriffen werden oder gilt Vertrauensarbeitszeit?
Technik und Kosten
Sind wir technisch auf mobiles Arbeiten vorbereitet? Was benötigt es noch an technischer Ausstattung und Rahmenbedingungen (Softwarelizenzen, Laptops, Headsets, IT-Security und Datenschutz etc.)? Welche Ausstattung wird für das Homeoffice zur Verfügung gestellt, welche Kosten werden getragen?
Kultur und Führung
Welchen Spielregeln für virtuelles Zusammenarbeiten wollen wir uns verpflichten (z.B. Umgangsformen bei Onlinemeetings, ob intern oder mit Geschäftspartner:innen, Regeln der Erreichbarkeit und ihrer Sichtbarkeit, Informationstransparenz, distant socializing, Reaktionszeit auf Chats u.a.m.)? Wie sanktionieren wir Verstöße gegen die Spielregeln? Welche Auswirkungen haben Homeoffice und hybrides Arbeiten auf unsere bisherige Art der Führung und des Managements?
Arbeitspsychologische Aspekte
Homeoffice hat zweifelsfrei Vorteile wie eine zeitlich und örtlich verbesserte Vereinbarkeit verschiedener Lebensbereiche, Ersparnis der Pendelzeit, bessere Fokussierung bei Planungs-, Prüfungs- oder kreativer Einzeltätigkeit und damit gesteigerte Produktivität u.a., aber auch Nachteile, insbesondere jenen der sozialen Isolationsgefahr.
Arbeitspsychologische Erkenntnisse geben Empfehlungen zur Gestaltung der Arbeit im Homeoffice (Lengen, Kordsmeyer, Rohwer, Harth, Mache 2021):
Technische Unterstützung
Neben der Bereitstellung funktionsfähiger, benutzerfreundlich handhabbarer und ergonomischer, technischer Geräte braucht es auch rechtzeitige, ausreichende und verständliche Information zur Funktionsweise und Bedienung, technischen Support sowie Medien, die nicht nur den Zugriff auf das IT-System ermöglichen, sondern auch die flexible und unmittelbare Kommunikation etwa mit Kolleg/innen, um sozialer Isolation entgegenzuwirken. Wann wer erreichbar ist, kann beispielsweise über den Erreichbarkeitsstatus von Chat- oder E-Mail-Programmen angezeigt werden.
Soziale Interaktion
Es empfiehlt sich, regelmäßige Kommunikationsformen in die Homeoffice-Arbeitsstruktur zu integrieren. Dadurch werden der Wissensaustausch beibehalten, die Arbeitsbeziehungen gepflegt, das Teamgefühl erhalten sowie Vernetzung und Vertrauen im Team und zur Führungskraft aufrecht erhalten.
Synchronen, angereicherten Kommunikationsformen ist dabei der Vorzug zu geben. D.h. ein Online-Video-Meeting mit eingeschalteter Kamera ermöglicht besser als Telefon, E-Mail, Chat etc. ein Aufeinandereingehen und emotionale Verbundenheit und reduziert die wahrgenommene Distanz. Sinnvoller Weise wird sich die Kommunikationsform vor allem am Inhalt orientieren: synchrone Kommunikation (Video, Telefon) für komplexe und dringende Inhalte, asynchrone (E-Mail, Dokumentenaustausch) für komplexe, nicht dringende und ein kurzer Austausch per Chat für dringende, aber nicht komplexe Inhalte.
Um Zusammenarbeit zu fördern und gegenseitige Unterstützung anzuregen, ist es besonders förderlich, wenn Sie als Führungskraft Aufgaben im Team so definieren und verteilen, dass die Aufgaben der Einzelnen wechselseitig voneinander abhängig sind und dadurch ein aktives Zusammenarbeiten und Unterstützen erforderlich machen.
Virtuelle Führung
Gegenseitiges Vertrauen ist der Grundpfeiler für erfolgreiche virtuelle Kooperation. Enger Kontakt zur Führungskraft, transparente Informationsweitergabe und intensiver Informationsaustausch, direktes Feedback und das Sichtbarmachen von Arbeitsergebnissen sowie das Einhalten von Vereinbarungen und Verantwortlichkeiten spielen eine wesentliche Rolle.
Als Führungskraft wirken Sie insbesondere auch als Vorbild, etwa hinsichtlich vereinbarter Arbeitszeit, Erreichbarkeit etc..
Als Führungskraft können Sie darüber hinaus teambildende Faktoren fördern, indem sie den informellen Austausch, beispielsweise auch von privaten Hintergrundinformationen etwa beim virtuellen Mittagessen oder in der virtuellen Kaffeepause ermöglichen.
Bei der Gestaltung von Austauschformen und Arbeitsprozessen empfiehlt es sich, das Team direkt einzubinden und zum Mitgestalten anzuregen.
Disziplinierte Selbstorganisation
Im Homeoffice ist der/die Einzelne stärker gefordert, sich selbst zu organisieren.
(Online-)Schulungen in persönlicher Arbeitsmethodik und Unterweisungen zur ergonomischen Gestaltung des Homeoffice-Arbeitsplatzes sowie Anregungen zur gesundheitsförderlichen Alltagsgestaltung (Tagesstrukturierung, Ernährung, Bewegung etc.) tragen zur Erweiterung arbeitsorganisatorischer Kompetenz und gesunden Verhaltens bei.
Rechtliche Aspekte
Mit dem abgabenrechtlichen Teil im Februar 2021 (rückwirkend mit Jänner) und dem arbeits- und unfallversicherungsrechtlichen Teil im April 2021 wurde nun auch ein erstes Homeoffice-Regelwerk in Österreich geschaffen (Rechtsstand April 2021, Quellen: Wirtschaftskammer, Arbeiterkammer, Bundesministerium für Arbeit):
Homeoffice-Vereinbarung
Arbeit im Homeoffice liegt vor, wenn eine Arbeit, gegebenenfalls unter Verwendung von Informationstechnologie, regelmäßig in einer Privatwohnung verrichtet wird. Es kann sich dabei um die Wohnung des Arbeitnehmers, der Arbeitnehmerin handeln, aber auch um die des Partners, der Partnerin, der Eltern oder um einen Zweitwohnsitz etc., jedenfalls um eine Privatwohnung.
Es besteht weder ein Recht, noch eine Pflicht zu Homeoffice. Homeoffice-Vereinbarungen müssen schriftlich oder elektronisch getroffen werden. Sie sind mit Monatsfrist zum Monatsletzten aus wichtigem Grund kündbar. Freiwillige Betriebsvereinbarungen zum Homeoffice sind möglich, aber nicht zwingend. Sollte die Homeoffice-Vereinbarung auch Kontrollmaßnahmen umfassen, sind allfällige Zustimmungsrechte des Betriebsrates zu prüfen.
Geltung gesetzlicher Bestimmungen im Homeoffice
Die Bestimmungen des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes (z.B. Beschädigung des Firmen-Laptops) sind auch im Homeoffice und zwar sowohl auf Arbeitnehmer:innen, als auch auf Haushaltsangehörige anzuwenden.
Der Geltungsbereich des ArbeitnehmerInnenschutzgesetztes und des Arbeitsinspektionsgesetzes bleiben unverändert. Die Privatwohnung gilt rechtlich als auswärtige Arbeitsstelle, wobei die arbeitsstättenbezogenen Vorschriften (§§ 19 ff AschG, AstV) nicht zur Anwendung kommen. D.h. der Homeoffice-Arbeitsplatz ist nicht nach den Grundsätzen des betrieblichen Büroarbeitsplatzes zu prüfen, jedoch im Rahmen der Arbeitsplatzevaluierung etwa in Form einer Musterevaluierung für Arbeitsplätze im Homeoffice miteinzubeziehen (es wird also nicht der konkrete Arbeitsplatz in der Privatwohnung evaluiert). Bei teilweiser Homeoffice-Arbeit sind Erstunterweisungen unmittelbar und persönlich durchzuführen, bei ausschließlichem Homeoffice sind sie auch digital möglich. Das Arbeitsinspektorat hat kein Betretungsrecht für Privaträume.
Tätigkeiten im Homeoffice stehen unter dem Unfallversicherungsschutz.
Sämtliche Bestimmungen des Arbeitszeit– und Arbeitsruhegesetzes gelten auch im Homeoffice. Wird überwiegend im Homeoffice gearbeitet, kann anstelle einer minutengenauen Arbeitszeitaufzeichnung eine Saldenaufzeichnung geführt werden.
Arbeitsmittel im Homeoffice
Der:die Arbeitgeber:in muss dem:r Arbeitnehmer:in die erforderlichen digitalen Arbeitsmittel, also PC/Laptop, Telefon und Datenverbindung, zur Verfügung stellen. Wenn er:sie dies nicht tut und private Arbeitsmittel in Anspruch genommen werden müssen, hat er:sie eine angemessene, einzelfallabhängige (Pauschal)Abgeltung zu leisten.
Die arbeitgeberseitig bereitgestellten, erforderlichen digitalen Arbeitsmittel sind nicht als Sachbezug zu werten. (Pauschal)Abgeltungen – freiwillige oder für die erforderliche Nutzung privater, digitaler Arbeitsmittel – sind an bis zu 100 Tagen in Höhe von bis zu 3 EUR pro Tag (also max. 300 EUR pro Jahr) abgabenfrei. Wird das Pauschale nicht voll ausgeschöpft, kann die Differenz als Werbungspauschale abgesetzt werden.
Belegte Selbstkosten für die Anschaffung von ergonomischem Mobiliar für das Homeoffice können von Arbeitnehmenden bis zu 300 EUR pro Jahr steuerlich abgesetzt werden.
Kollektivvertragliche Regelungen zur Telearbeit
Spezifische Telearbeitsregelungen finden sich in Kollektivverträgen, beispielsweise in den Kollektivverträgen für datenverarbeitende Dienstleister oder für Information und Consulting.
Die eine, allgemein gültige Lösung für Arbeit im Homeoffice existiert nicht. Zu facettenreich sind Unternehmen, Tätigkeiten, Arbeitsabläufe, betriebliche Erfordernisse etc. und nicht zuletzt die Menschen im Unternehmen mit ihren individuellen Möglichkeiten. Aber genau diese vielfältigen Gegebenheiten und Möglichkeiten gilt es zu nutzen.
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Ihr erfahrener HR-Experte:
Christian Müller
Unternehmensberater und Psychologe
Weiterführende Literatur
Julia Christine Lengen, Ann-Christin Kordsmeyer, Elisabeth Rohwer, Volker Harth und Stefanie Mache vom Zentralinstitut für Arbeitsmedizin und Maritime Medizin (ZfAM) am Universitätsklinikum Hamburg haben im Rahmen der COVID-19-Pandemie bislang verfügbare, arbeitspsychologische Erkenntnisse zur Gestaltung von Homeoffice-Arbeitsplätzen recherchiert und im Zentralblatt für Arbeitsmedizin, Arbeitsschutz und Ergonomie veröffentlicht:
Lengen, J., Kordsmeyer, A.-C., Rohwer, E., Harth, V., Mache, S. (2021). Soziale Isolation im Homeoffice im Kontext der COVID-19- Pandemie – Hinweise für die Gestaltung von Homeoffice im Hinblick auf soziale Bedürfnisse. Zentralblatt für Arbeitsmedizin, Arbeitsschutz und Ergonomie 71.
Über die jeweils aktuelle Rechtslage in Österreich informieren:
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